Lösch- und Aufbewahrungskonzept

Ziel und Zuständigkeit

Dieses Konzept regelt den Lebenszyklus der in LeadFlow gespeicherten Daten. Der Administrator legt je Kundenbereich eine fachlich und rechtlich passende Lead-Frist fest. MBA Media setzt die hinterlegte Weisung technisch um. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder laufende Rechtsfälle gehen einer automatischen Löschung vor.

Fristen im System

Ablauf

1. Ein Lead wird bei einer normalen Löschung zunächst mit Löschzeitpunkt und ausführendem Konto in den Papierkorb verschoben.
2. Innerhalb der Papierkorbfrist kann ein Administrator den Datensatz wiederherstellen.
3. Nach Ablauf der Papierkorbfrist entfernt die aktivierte Aufbewahrungsregel den Datensatz endgültig.
4. Vor größeren Änderungen kann ein mandantenbezogener JSON-Datenexport erstellt werden. Integrationsgeheimnisse, Passwort-Hashes und Sitzungen sind darin bewusst nicht enthalten.
5. Auskunfts- oder Löschanfragen werden im Audit-Protokoll nachvollziehbar dokumentiert.

Kontrolle und Wiederherstellung

Die Administration zeigt Fristen, letzte Ausführung, Papierkorbbestand, letzte Sicherung und technische Ereignisse. Sicherungen werden nur als neuer Kundenbereich wiederhergestellt, damit vorhandene Produktivdaten nicht unbemerkt überschrieben werden. Die Datenbankplattform stellt zusätzlich Wiederherstellungsmechanismen bereit; deren verfügbare Zeitspanne hängt vom gebuchten Hosting-Tarif ab.

Ausnahmen

Ist eine gesetzliche Pflicht, ein Rechtsstreit, eine Betrugs- oder Sicherheitsprüfung betroffen, darf die Löschung für den erforderlichen Zeitraum ausgesetzt werden. Die Entscheidung ist zu dokumentieren. Daten werden anschließend unverzüglich gelöscht, sobald der Ausnahmegrund entfällt.